Délibérations BDX I/O 101 : Comment ça fonctionne ?

Les délibérations de BDX I/O sont terminées, le programme est bouclé et la plupart des speakers ont été prévenu·e·s dans la semaine.

Suite à cet événement, nous avons décidé d’écrire cet article qui vise à décrire le déroulement des votes et des délibérations afin de détailler les différents critères que nous essayons de suivre pour notre sélection.

Le CFP a été ouvert du 1er mai au 30 juin, et, contrairement aux années précédentes nous avons décidé de ne pas prolonger la date de fermeture cette année. Il faut dire qu'avec 378 propositions cette année le choix s'annonçait déjà cornélien !

Pendant le mois de juillet les membres de l'organisation ont terminé de voter pour les différentes propositions, sur une échelle de 0 à 5, avec la possibilité de mettre un coup de cœur si la proposition est vraiment appréciée ou de s'abstenir sur certains sujets qui sortent de notre domaine. L'équipe est pluridisciplinaire, avec des personnes plutôt backend, d'autres plutôt frontend ou encore plus UI/UX.

L'abstract est l'élément le plus déterminant pour le vote : c'est parfois le seul élément dont nous disposons pour nous décider.

Les références sont également assez importantes afin de nous donner une idée de l'aisance de l'orateur·rice à l'oral dans le cas des conférences ou des codelab. En effet, pour le format court, cet élément est moins déterminant puisque nous considérons que ce format est aussi idéal comme tremplin pour débuter en tant qu’orateur dans les conférences.

Le jour J, avant de débuter les délibérations, nous importons toutes les propositions dans Trello triées par note et classées par format et catégorie. Cela nous permet d’avoir une vue d’ensemble des talks proposés, chaque carte disposant des informations utiles pour nous aider à faire notre sélection.

Depuis deux ans nous commençons les délibérations en début d'après-midi.

Après quelques longues délibérations s'étant terminées assez tard dans la nuit, nous nous sommes dits qu'il était bien plus judicieux et agréable de disposer de plus de temps pour alterner les échanges parfois animés et les temps de pause pour se désaltérer 😋

Voici les critères principaux qui nous guident dans notre sélection (en plus de la note moyenne) :

  1. Nous évitons de retenir un même speaker pour plusieurs conférences. Cela est déjà arrivé par le passé mais cette année, vu le nombre de propositions, il nous a semblé particulièrement important de respecter cette règle.
  2. Le bassin bordelais étant assez fourni en speakers de qualité et BDX I/O étant l’une des occasions de regrouper l’écosystème local nous essayons de viser au minimum 50 % de speakers bordelais·es.
  3. Enfin, si possible, nous essayons de mettre en avant les speakers féminins même si cela reste difficile : le nombre de speakers étant à l'image de notre profession. Cette année nous avions 27 oratrices ayant proposé (sur 298 personnes au total !).

Afin de nous échauffer nous commençons par les hands on.

Nous devions retenir 3 propositions sur 20, soit 15%, ce qui n'est finalement pas aussi simple que cela en a l'air. Le nombre de places étant limitées nous devons également faire un choix sur les thèmes retenus pour les hands on. Nous privilégions généralement les ateliers sur le développement où les gens peuvent ainsi coder.

Nous passons ensuite aux quickies, nos conférences courtes de 15 minutes.

Cette année nous avions 110 propositions pour 12 places, soit 11%. Pour notre sélection, nous essayons de répartir équitablement entre les différents thèmes disponibles afin de pouvoir contenter un public aux attentes variées.

Après une pause fraîcheur bien méritée grâce à la piscine de notre hôte 😅, nous passons à la dernière partie, et pas des moindres, les conférences.

Cette année il nous fallait retenir 20 propositions sur 248, soit 8% !

Les grands thèmes cette année, enfin plutôt le grand thème cette année était Kubernetes !

Au final, nous pensons avoir réussi à faire un programme équilibré qui devrait satisfaire toutes les curiosités, nous vous donnons rendez-vous en septembre pour le découvrir !

Quelques conseils pour finir :

  • Ne vous découragez pas de ne pas avoir été retenu·e. Nous avons retenu 35 propositions sur 378, soit un ratio de sélection inférieur à 10 % !
  • Faites relire vos abstracts. Les membres du jury n'ont parfois que cette description pour juger votre proposition. C'est également parfois cette seule information qu'auront les personnes assistant à la conférence pour se décider entre votre conférence et celle d’un autre.
  • Proposez votre sujet dans les différents meetups de la communauté bordelaise ou cette de votre ville, cela vous permet de vous rôder et de vous faire connaître.

Un grand merci aux jurys pour le temps passé et un énorme merci à tous les speakers pour vos très nombreuses propositions !